Gebaut in einer Kita.
Für Kitas wie eure.
Warteliste, Verträge, Gutschein-Meldungen und Dienstplan in einem Programm. Zum Festpreis, egal wie viele Kinder ihr betreut.
- Server in Deutschland
- monatlich kündbar
- 0 € Einrichtung
Mehr Zeit für das, was zählt: eure Kinder.
In den meisten kleinen Kitas läuft die Verwaltung über WhatsApp, Excel und einen Ordner voller Zettel. Das kostet Leitungszeit, die niemand hat. Und bei Kinderdaten ist es ein echtes Risiko.
Anfragen auf drei Kanälen
Mail, Telefon, Zettel. Wer wartet seit wann?
Verträge drucken und scannen
Jede Änderung fängt von vorne an.
Dienstplan auf Papier
Der Vorstand haftet, die Stunden stehen im Chat.
Büro, Team und Eltern in einem Programm.
So sieht Kitaja wirklich aus. Alle Bilder stammen aus der Demo-Kita mit erfundenen Namen. Ihr schaltet nur ein, was ihr braucht.
Von der Anfrage bis zur Unterschrift.
Ein Klick übernimmt alle Daten ins Kind-Profil. Eltern unterschreiben per Link, ganz ohne Konto. Am Ende steht ein fertiges PDF.
- Online-Anmeldung über eure Website
- Stand je Familie: neu, Besichtigung, Vertrag
- Gutschein-Meldungen für Hamburg aus denselben Daten
Wer ist da, wer fehlt, wer stempelt.
Dienstplan, Zeiterfassung mit Stempeluhr, Urlaub und Personalakte an einem Ort. Rollen und Rechte legen fest, wer was sieht.
- Anwesenheit der Kinder auf einen Blick
- Stempeluhr am Handy
- Die Kassenwartin sieht keine Krankmeldungen
Krank melden in zwei Tipps.
Ankündigungen, Kalender, Krankmeldungen und Fotos mit Einwilligung. Ein sicherer Kanal zu den Familien, ohne WhatsApp. Wer keine Eltern-App will, schaltet sie ab.
- Läuft im Browser, ohne Installation
- Eine App fürs iPhone folgt
- Fotos nur mit Einwilligung pro Kind
Was Kitaja anders macht.
Es gibt viele Kita-Apps. Diese drei Punkte waren uns am wichtigsten.
Ein Preis, egal wie viele Kinder
Ihr zahlt einen Festpreis pro Einrichtung. Eine Neuaufnahme macht Kitaja nicht teurer, und der Vorstand kann ein Jahr im Voraus planen.
Gutschein-Meldungen für Hamburg
Kitaja erstellt die monatlichen Änderungsmitteilungen für den Hamburger Kita-Gutschein selbst. Uns ist kein anderer Anbieter bekannt, der das übernimmt (Stand November 2026).
Eltern-App nur, wenn ihr wollt
Manche Kitas wollen bewusst keinen digitalen Kanal zu den Eltern. Dann bleibt das Eltern-Portal aus. Eltern brauchen kein Konto und unterschreiben Verträge über einen Link per E-Mail.
Datenschutz als Grundsatz.
Kinderdaten sind die sensibelsten Daten, die eine Kita verwaltet. Deshalb steckt Datenschutz in jeder Funktion und ist kein Zusatzmodul.
Wir nennen jeden Dienstleister mit Namen, auch die, die außerhalb Deutschlands sitzen. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.
So schützt Kitaja eure DatenFotos ohne Standortdaten
Ort und Gerät werden beim Hochladen entfernt.
Foto-Einwilligung pro Kind
Geschwister erben nichts. Ein Widerruf gilt sofort.
Daten-Export eingebaut
Familien laden ihre Daten selbst herunter.
Kita Apfelbaum
Aus einer echten Kita. Nicht vom Reißbrett.
Kitaja ist in der Kita Apfelbaum entstanden, einer Krippe in Hamburg. Dort haben wir die Software gebaut, die im Alltag gefehlt hat, und sie läuft seitdem im echten Betrieb.
Warteliste, Verträge, Gutschein-Meldungen und Elternkommunikation wurden an einer echten Kita getestet, bevor sie zu euch kommen. Und wenn ihr Fragen habt, sprecht ihr mit jemandem, der den Kita-Alltag kennt.
Mehr über unsEin Festpreis pro Kita. Kein Zählen pro Kind.
Planbar für Vorstand und Leitung. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar.
Für Kitas, die vor allem die Kommunikation mit den Eltern sicher digital machen wollen.
- Ankündigungen, auf Wunsch als Mitteilung aufs Handy
- Fotos nur mit Einwilligung, geprüft für jedes Kind
- Kalender, Abwesenheiten und Gruppen
- Krankmeldung durch die Eltern
Das digitale Büro ohne Eltern-App. Für Kitas, in denen Leitung und Vorstand die Arbeit machen.
- Warteliste bis Aufnahme
- Verträge mit digitaler Unterschrift per Link
- Gutschein- und Behörden-Meldungen
- Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaub
- Rollen und Rechte für Vorstand und Leitung
statt 98 € für Basis und Verwaltung einzeln
Das digitale Büro und die sichere Eltern-App zusammen.
- Das ganze Büro aus Verwaltung
- Eltern-App mit Ankündigungen direkt aufs Handy
- Fotos nur mit Einwilligung, Kalender und Abwesenheiten
- Krankmeldung durch die Eltern in zwei Klicks
- Dokumentenordner pro Familie statt E-Mail-Anhängen
- Eltern sehen Verträge und Termine selbst nach
Alle Preise pro Einrichtung und Monat. Es kommt keine Umsatzsteuer dazu (Kleinunternehmer nach § 19 UStG). Verbands- und Netzwerkrabatte auf Anfrage. Alle Pakete im Vergleich
Gemacht für kleine Kitas, die selbst entscheiden.
Für Einrichtungen, in denen Leitung und Vorstand selbst über ihre Werkzeuge bestimmen, statt auf eine Träger-IT zu warten.
Ehrenamtlicher Vorstand und Leitung entscheiden gemeinsam. Wenn der Vorstand wechselt, bleiben Verträge, Fristen und Meldungen im System statt im Kopf der Kassenwartin.
Ein bis drei Gruppen, eine Geschäftsführung, kurze Wege. Alles an einem Ort, ohne Funktionen, die nur Konzerne brauchen.
Gerade bei den Kleinsten zählt jede Minute Leitungszeit. Kitaja nimmt euch den Papierkram ab.
Noch nicht das Richtige für große Träger-Ketten und kommunale Vergabeverfahren.
Was Leitungen und Vorstände uns fragen.
Ist Kitaja fertig? Können wir es schon nutzen?
Ja. Kitaja läuft im Alltag unserer Referenz-Kita in Hamburg: Warteliste, Verträge, Gutschein-Meldungen, Team und Elternkommunikation sind dort täglich im Einsatz. Jede Kita bekommt eine eigene Umgebung, die wir persönlich mit euch einrichten.
Wie läuft der Start ab?
Ihr meldet euch über das Formular, wir zeigen euch Kitaja in einem kurzen Video-Call und richten danach eure Umgebung ein. Eure Kinder- und Familiendaten übernehmen wir dabei, zum Beispiel aus Excel. Danach gilt der Festpreis, ohne Mindestlaufzeit und monatlich kündbar. Bei Fragen sprecht ihr immer direkt mit uns.
Müssen alle Eltern eine App installieren?
Nein. Kitaja läuft im Browser auf jedem Handy und Computer, ohne Installation. Eine App fürs iPhone folgt. Wer sie nicht möchte, bleibt einfach im Browser. Eltern bekommen eine Einladung per E-Mail und sind in ein paar Minuten drin.
Wir wollen gar keine Eltern-App. Geht das?
Ja, genau dafür gibt es das Paket Verwaltung. Das Eltern-Portal bleibt dann ganz aus: Eltern brauchen kein Konto und bekommen keine Benachrichtigungen. Verträge unterschreiben sie über einen Link per E-Mail, Dokumente schickt ihr ihnen per Mail. Wenn ihr es euch später anders überlegt, schalten wir das Portal mit einem Klick zu.
Wir sind eine Elterninitiative. Wie überzeugen wir den Vorstand?
Mit Planbarkeit: ein Festpreis pro Einrichtung, der in die Sachkostenpauschale passt, keine Einrichtungskosten, monatlich kündbar. Dazu Rollen und Rechte: Jedes Vorstandsamt sieht nur, was es für seine Aufgabe braucht. Wenn ihr wollt, machen wir den Demo-Call direkt mit eurem Vorstand zusammen.
Funktioniert Kitaja außerhalb Hamburgs?
Ja. Warteliste, Verträge, Team und Elternkommunikation funktionieren überall. Die automatischen Behörden-Meldungen sind aktuell auf das Hamburger Gutschein-System zugeschnitten. Weitere Bundesländer bauen wir nach dem Bedarf der Kitas aus.
Mehr Antworten: zum Preis und zu Daten, Unterschrift und Kündigung.
Schaut euch Kitaja in fünf Minuten an.
Klickt euch durch die Demo-Kita, ohne Anmeldung und ohne Installation.
Lieber erst kurz reden?
Schreibt uns, was ihr gerade sucht. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen und zeigen euch Kitaja gern auch am Telefon.
Oder direkt per Mail an hello@kitaja.de oder am Telefon: 0173 1015880.